„No Shows“ eindämmen oder vermeiden. Eine E-Mail kann eine wirksame Grundlage für eine Vereinbarung darstellen, insbesondere wenn sie sorgfältig gestaltet und archiviert wird. Durch die Verwendung eines fertigen Textbausteins für die Vertragsbedingungen kann der Aufwand für die Erstellung individueller Vereinbarungen reduziert werden. Dennoch sollten Gastronomen sich im Einzelfall rechtlich beraten lassen, um sicherzustellen, dass ihre Vereinbarungen um „No Shows“ zu vermeiden, rechtswirksam sind.
Vorteile einer schriftlichen Vereinbarung per E-Mail:
- Nachweisbarkeit: E-Mails dienen als schriftlicher Beweis für die getroffene Vereinbarung, inklusive der darin enthaltenen Vertragsbedingungen.
- Schnelligkeit: E-Mails ermöglichen eine schnelle Kommunikation und Vertragsabschlüsse.
- Kostenersparnis: Im Vergleich zu postalischen Versand oder persönlichen Treffen sind E-Mails kostengünstiger.
- Flexibilität: E-Mails können einfach gespeichert, weitergeleitet und als Vorlage für zukünftige Vereinbarungen verwendet werden.
Wichtige Punkte für eine wirksame Vereinbarung per E-Mail:
- Klare und eindeutige Formulierung: Die Vertragsbedingungen sollten klar und verständlich formuliert sein, um spätere Missverständnisse zu vermeiden.
- Alle wesentlichen Vertragsbestandteile: Neben den Stornierungsbedingungen sollten auch Angaben zum Leistungsumfang, zum Preis, zum Datum und zur Uhrzeit enthalten sein.
- Einbeziehung der AGB: Wenn vorhanden, sollten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) ausdrücklich in die E-Mail einbezogen werden.
- Bestätigung durch den Kunden: Eine ausdrückliche Bestätigung der Vereinbarung durch den Kunden, z.B. durch eine Antwort-E-Mail, stärkt die Rechtswirksamkeit.
- Archivierung: Die E-Mail sollte sorgfältig archiviert werden, um im Streitfall als Beweis dienen zu können.
Vertragsbedingungen als Textbaustein:
Die Verwendung eines fertigen Textbausteins für die Vertragsbedingungen ist eine effiziente Methode, um sicherzustellen, dass alle relevanten Punkte abgedeckt sind um das „No Show“ Problem in den Griff zu bekommen. Dieser Baustein kann in einer E-Mail-Vorlage gespeichert und bei jeder neuen Reservierung angepasst werden.
Beispiel für einen solchen Textbaustein:
Ihre Reservierung Vielen Dank für Ihre Reservierung bei [Restaurantname] am [Datum] um [Uhrzeit] für [Anzahl Personen].
Wichtige Hinweise:
- Stornierungen: Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Reservierung bis [Anzahl] Tage vor dem Reservierungstermin kostenfrei stornieren können. Bei kurzfristigeren Stornierungen oder Nichterscheinen erlauben wir uns, eine Stornogebühr in Höhe von [Betrag] pro Person zu berechnen.
- Änderungen: Änderungen Ihrer Reservierung sind bis [Anzahl] Tage vor dem Reservierungstermin möglich.
- Allgemeine Geschäftsbedingungen: Es gelten unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die Sie unter [Link] einsehen können.
Grenzen der E-Mail als Vertragsgrundlage:
- Komplexe Verträge: Bei komplexen Vertragsverhältnissen kann eine E-Mail als alleinige Vertragsgrundlage unzureichend sein. In diesen Fällen ist ein schriftlicher Vertrag empfehlenswert.
- Beweisprobleme: In einigen Fällen können Zweifel an der Authentizität einer E-Mail bestehen, insbesondere wenn es um die Identität des Absenders geht.